Postoje određene aktivnosti koje je potrebno napraviti prije izrade rasporeda sati u novoj ak. godini. U nastavku se kronološkim redoslijedom navode te aktivnosti:
Kreiranje nove akademske godine. Upute: https://academio.atlassian.net/l/cp/a9oq7BY0
Kreiranje strukture studija, odnosno definiranje godina studija s pripadajućim studijima (smjerovima) i grupama koji će se izvoditi u ak. godini. Ako je struktura studija već definirana prošle ak. godine, istu je moguće prekopirati u trenutnu ak. godinu. Upute: https://academio.atlassian.net/l/cp/XzPkfAWm
Preuzimanje podataka iz ISVU sustava. Upute: https://academio.atlassian.net/l/cp/YRLujVmC
Definiranje neradnih dana. Upute: https://academio.atlassian.net/l/cp/LF8aFWof
Definiranje razdoblja ispitnih rokova. Upute: https://academio.atlassian.net/l/cp/UHk24f1k
Kopiranje izvedbenih planova od prošle ak. godine. Ova aktivnost je opcionalna. U novu akademsku godinu će se kopirati opće informacije, ishodi učenja, satnica izvođenja nastave te nastavne teme, bez termina ispitnih rokova. Sve ove podatke moguće je promijeniti nakon povlačenja. Upute: Kopiranje izvedbenog plana.
Kopiranje rasporeda sati od prošle ak. godine. Ova aktivnost je također opcionalna. Upute: Kopiranje rasporeda sati iz prethodne godine.